Digitale Ablage statt Papierberge
Dokumentenmanagement (DMS) aus Schwalmstadt
Belege digitalisieren, revisionssicher nach GoBD archivieren und jedes Dokument in Sekunden wiederfinden – wir führen Ihr DMS ein und betreuen es dauerhaft.
Warum digitales Dokumentenmanagement?
Papierablagen, manuelles Sortieren und unübersichtliche Ordnerstrukturen kosten jeden Tag Zeit. Rechnungen werden gesucht, Verträge liegen in verschiedenen Versionen vor, und im Homeoffice fehlt der Zugriff auf den Aktenschrank.
Ein Dokumentenmanagementsystem schafft Ordnung, Transparenz und Rechtssicherheit. Besonders flexibel ist die Kombination aus lokaler Infrastruktur und Cloud – betrieben auf Wunsch in deutschen Rechenzentren.
Funktionen im Überblick
Revisionssichere Archivierung
Dokumente werden strukturiert, nachvollziehbar und versionssicher nach GoBD gespeichert – inklusive Änderungsprotokoll.
Automatische Erfassung
Eingehende Dokumente werden per Texterkennung (OCR) gelesen und anhand von Regeln, Schlagwörtern oder Dokumenttypen zugeordnet.
Volltextsuche
Finden Sie jedes Dokument über seinen Inhalt – unabhängig vom Dateiformat.
Workflows & Freigaben
Prüfung, Freigabe und Bearbeitung mit anpassbaren Status, Schlagwörtern und Metadaten.
Integration
Anbindung an E-Mail-Postfächer, Netzlaufwerke und andere Anwendungen über Standardschnittstellen (z. B. REST-API).
Rechte & Sicherheit
Rollenbasierte Zugriffe, Datensicherung und Betrieb in deutschen Rechenzentren – DSGVO-konform.
So führen wir Ihr DMS ein
Analyse
Welche Dokumente fallen an, wer braucht Zugriff, welche Abläufe gibt es?
Konzept
Wir legen Ablagestruktur, Dokumenttypen und Berechtigungen fest.
Einrichtung
Installation, Anbindung von Scanner und E-Mail, Übernahme bestehender Dateien.
Schulung & Betreuung
Ihr Team wird eingewiesen, wir bleiben Ansprechpartner im Alltag.
Lassen Sie uns über Ihre IT sprechen
Ob Störung, Beratung oder neues Projekt – wir sind persönlich für Sie da. Rufen Sie an oder schreiben Sie uns, wir melden uns schnellstmöglich zurück.